El libro de actas de Asamblea, para una organización es como para ti podría ser contar con identificación, pasaporte, cartilla de vacunación, etc., Es decir más allá de las obligaciones que surgen mediante la Ley General de Sociedades Mercantiles, las actas de asamblea describen de manera pormenorizada los actos jurídicos que en su caso celebran las sociedades las cuales van desde el aumento de capital social, cambio de objeto social o la venta de acciones.
Así pues, de conformidad con el artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que Las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran. Se agregarán a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron de acuerdo a lo que la ley establece.
Cuando por cualquiera circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público.
Las actas de las Asambleas Extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio.
Por otro lado el Código de Comercio, en sus numerales 36 y 41 establece que en el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración, asimismo en el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará:
- La fecha respectiva, los asistentes a ellas.
- Los números de acciones que cada uno represente,
- El número de votos de que pueden hacer uso,
- Los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra.
- Cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado.
Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. Estas actas deberán ser autorizadas con las firmas de las personas a quienes los estatutos confieran esta facultad.
Finalmente recuerda que el resguardo de la información deberá hacerse de conformidad con el artículo 38 del Código de Comercio, conservado debidamente archivados los comprobantes originales de sus operaciones, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios, se observe lo establecido en la NOM 151 sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años.
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