Cuando una empresa recibe notificaciones de las autoridades, es crucial contar con un procedimiento adecuado para recibir, procesar y responder de forma idónea. La correcta gestión de las notificaciones no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también protege los intereses de tu negocio.
Actualmente, la forma en que recibimos notificaciones ha evolucionado y las autoridades hoy en día pueden realizarlas por estos medios.
- En papel.
- Por medios electrónicos.
En este artículo, compartiremos consejos prácticos y valiosos desde una perspectiva sobre cómo recibir notificaciones de las autoridades de manera eficiente y segura.
- Designa un punto de contacto o persona responsable: Asignar una persona designada, esta persona debe tener un conocimiento profundo de la empresa, y estar capacitada para gestionar estas situaciones, tener claramente los tipos de notificaciones que se pueden recibir ejemplo del SAT, Profeco, de algún Juzgado, de la JULCA, etc. Además, asegúrese de que todos los empleados relevantes estén informados sobre quién es el punto de contacto legal designado.
Para el caso de medios electrónicos. Asegúrese de contar con una dirección de correo electrónico corporativo o específica para este tema, este debe ser exclusivo para este uso. Esto garantizará la confidencialidad y la segregación adecuada de la información recibida, y volvemos al punto anterior, debe existir una persona asignada que este en constante vigilancia y cuente con un proceso claro para actuar y saber a quien o donde dirigir el documento recibido.
- Establece un protocolo de recepción basado en el marco legal: Desarrolla un protocolo claro y estructurado para recibir notificaciones, asegurándote de que esté alineado con el marco legal vigente.
Con el objetivo de preparar a la persona de manera adecuada, el protocolo debe abordar aspectos como la identificación del notificador, la verificación de la autenticidad de la notificación y la documentación de la entrega. Por seguridad de la empresa y de sus interesados estamos todos de acuerdo que no podemos proporcionarle información a cualquier persona que pase.
Tener un protocolo interno nos permite identificar las distintas autoridades que nos pueden hacer llegar una notificación y tener una idea de como proceden cada una de ellas dentro del desarrollo de entrega, por mencionar un ejemplo: si no se encuentra la persona o no se identifica plenamente al interesado la autoridad suelen dejar en la puerta pegada el documento, entonces la persona capacitada debe conocer el proceso que debe seguir en este caso, en otro ejemplo, piden entrevistas con trabajadores, la persona asignada debe tener el conocimiento de en que momentos dejarlos pasar y en cuales no esta legalmente permitido.
El protocolo debe considerar puntos tales como, limitar el acceso del notificador a las áreas necesarias, como la recepción o una sala de reuniones designada. El uso y manejo de información confidencial o no responder preguntas que no están directamente relacionadas con la notificación.
Finalmente una vez concluida la recepción de la notificación la persona a cargo debe tener claramente a quien dirigirla para el seguimiento respectivo, con la finalidad de contestar en los tiempos marcados y evitar multas o daños gravosos para la entidad.
- Mantén un trato cortés pero cauteloso: Al recibir a los notificadores, es esencial mantener un trato cortés y profesional. Sin embargo, recuerda que debes ser cauteloso al proporcionar información adicional o responder preguntas que pueden afectar los intereses legales de tu empresa. Si el notificador solicita detalles confidenciales o información que no está directamente relacionado con la notificación, responda educadamente.
- Documenta y archiva adecuadamente: Es fundamental mantener un registro detallado de todas las notificaciones recibidas, incluyendo la fecha, la autoridad emisora, el contenido del documento y cualquier otra información relevante. Estos son registros vitales para el seguimiento adecuado y la respuesta oportuna a cada notificación. Además, asegúrese de archivar las notificaciones de manera segura y confidencial, ya que pueden ser requeridos como evidencia en caso de disputa.
- Comunícate con el área respectiva: Si se requiere la presentación de documentos adicionales o información específica, es importante remitir estas solicitudes al área legal de su empresa. El equipo legal evaluará la solicitud y brindará orientación sobre cómo proceder. Nunca proporcione información o documentación sin una solicitud por escrito y sin la aprobación del área legal.
En resumen, recibir notificaciones de autoridades puede ser un proceso delicado, pero con un enfoque adecuado y una planificación previa, tu empresa puede gestionar estas situaciones de manera eficiente y segura.
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