La foto del equipo que nadie autorizó
Es de las cosas más normales del mundo empresarial mexicano. Se toma la foto del equipo en la posada, se sube a Instagram con un mensaje bonito, y nadie piensa dos veces en ello.
O el video de la planta operando, para mostrar el proceso a los clientes. O la foto del operador junto al equipo nuevo. O el testimonio del vendedor estrella para la campaña de reclutamiento. O simplemente la foto de la reunión mensual en LinkedIn.
Todo eso es uso de imagen de personas, y todo eso requiere autorización.
La mayoría de las empresas nunca ha pedido esa autorización, y durante años no pasa nada. El problema aparece cuando alguien se va molesto, cuando termina mal una relación laboral, o cuando alguien simplemente se cansa de aparecer en el perfil de una empresa donde ya no trabaja.
Ahí es cuando llega el mensaje: «quiero que bajen mi foto». Y a veces llega algo más que un mensaje.
«Durante años no pasa nada. El problema aparece cuando alguien se va molesto.»
De qué estamos hablando realmente
Aquí hay que separar dos cosas que suelen confundirse, porque tienen tratamientos distintos y ambos aplican al mismo tiempo.
Primero: el derecho a la propia imagen. Es un derecho de la personalidad, vinculado a la dignidad, la intimidad y el honor. Le pertenece a la persona y le da la facultad de decidir si su imagen se difunde, en qué contexto y con qué finalidad. Está reconocido en la legislación civil y en criterios de nuestros tribunales, y tiene además una vertiente patrimonial: la persona puede explotar comercialmente su propia imagen o autorizar a otro a hacerlo.
Segundo: la protección de datos personales. La fotografía y el video de una persona identificable son datos personales. Y como tales, su tratamiento está sujeto a las obligaciones de la normatividad de la materia: aviso de privacidad, consentimiento, finalidad determinada, y todo el marco de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Dicho de otra manera: cuando subes la foto de tu equipo a redes, estás haciendo dos cosas jurídicamente relevantes al mismo tiempo. Usas la imagen de una persona y tratas sus datos personales.
Ninguna de las dos se resuelve con «es que es la empresa donde trabaja».
¿La relación laboral me autoriza a usar su imagen?
No, y este es el punto que más sorprende a los patrones.
El contrato de trabajo tiene por objeto la prestación de un servicio personal subordinado a cambio de un salario. No incluye, de manera implícita, la cesión del derecho a la imagen del trabajador.
Es decir: contratar a alguien te da derecho a que trabaje para ti. No te da derecho a usar su cara en tu publicidad.
Hay una excepción parcial y limitada: el uso estrictamente interno y necesario para la operación, como el gafete de identificación, el control de acceso o el directorio interno. Eso deriva de la propia relación laboral y de la necesidad operativa, aunque incluso ahí conviene tenerlo informado en el aviso de privacidad.
Pero de ahí a publicarlo en Instagram hay una distancia enorme, y esa distancia se salva con un documento.
¿Qué necesito entonces?
Tres cosas, y no son intercambiables.
1. Aviso de privacidad que contemple la finalidad
Tu aviso de privacidad para trabajadores probablemente cubre la administración de la relación laboral: nómina, seguridad social, control de asistencia. Casi nunca cubre la difusión en redes sociales.
Si vas a usar imágenes con fines de promoción, comunicación institucional o reclutamiento, esa finalidad tiene que estar expresamente señalada, y debe ofrecerse al trabajador la posibilidad de manifestar su negativa respecto de finalidades que no son necesarias para la relación laboral.
Ese matiz importa: la difusión comercial no es una finalidad necesaria para que exista la relación de trabajo. Por lo tanto, el trabajador puede oponerse a ella sin que eso afecte su empleo, y no puedes condicionar su contratación o permanencia a que acepte.
2. Autorización expresa para el uso de imagen
Es un documento aparte y específico. No basta una cláusula perdida en el contrato de trabajo que diga «el trabajador autoriza el uso de su imagen».
Una autorización bien redactada define:
Qué se autoriza. Fotografías, video, audio, nombre, voz, testimonio.
Para qué finalidad. Comunicación institucional, redes sociales, sitio web, material publicitario, campañas de reclutamiento, material interno. Sé específico: la autorización para «usos institucionales» no cubre automáticamente una campaña publicitaria pagada.
En qué medios. Redes sociales de la empresa, sitio web, material impreso, medios de terceros, publicidad pagada.
Por cuánto tiempo. Con vigencia definida y qué pasa al terminarla.
En qué territorio. Relevante si tienes presencia en varios países.
Si es gratuita u onerosa. Y si es gratuita, dejarlo expresamente asentado.
Cómo se revoca. Este punto lo veremos aparte porque es el más delicado.
Qué pasa al terminar la relación laboral. También merece su propio apartado.
3. Registro y control de las autorizaciones
Suena obvio y casi nadie lo hace: tener identificado quién autorizó y quién no, para que quien maneja las redes sepa antes de publicar.
Sin ese control, la autorización existe en el expediente pero nadie la consulta antes de subir la foto.
«Contratar a alguien te da derecho a que trabaje para ti. No te da derecho a usar su cara en tu publicidad.»
¿Puedo condicionar el empleo a que autoricen?
No, y aquí conviene ser categórico.
La difusión de la imagen con fines promocionales no es indispensable para la prestación del servicio en la enorme mayoría de los puestos. Condicionar la contratación, la permanencia, un ascenso o cualquier beneficio a que el trabajador autorice el uso de su imagen convierte un consentimiento en una imposición, y un consentimiento obtenido bajo esa presión es cuestionable.
Peor aún: si el trabajador se niega y a partir de ahí recibe un trato distinto, tienes un escenario de posible represalia, con consecuencias mucho mayores que el problema original.
Hay una excepción acotada: puestos donde la exposición pública es parte de la función contratada. Un vocero, una persona de relaciones públicas, alguien contratado específicamente para generar contenido. Ahí la exposición sí forma parte del objeto del trabajo y debe estar descrita en el contrato y en la descripción de funciones desde el inicio.
Fuera de esos casos, la autorización es voluntaria. Punto.
¿Puede revocar la autorización después?
Sí, y esta es la pregunta que más consultas nos genera.
Tratándose de derechos de la personalidad y de datos personales, el consentimiento es revocable. El trabajador puede pedir que se deje de usar su imagen y ejercer sus derechos de cancelación y oposición.
Lo que sí se puede pactar razonablemente es el procedimiento: que la revocación se haga por escrito, a través de un canal determinado, y que la empresa cuente con un plazo prudente para retirar el material.
Y aquí hay que ser honestos sobre los límites técnicos. Retirar una publicación de tus propias redes es viable. Recuperar material impreso ya distribuido, o contenido que terceros compartieron, replicaron o descargaron, no lo es del todo.
Por eso conviene que la autorización sea realista y contemple ese escenario: la empresa se obliga a retirar el contenido de los medios bajo su control y a no volver a utilizarlo, sin garantizar la eliminación de reproducciones hechas por terceros ajenos.
Lo que no funciona es una cláusula de renuncia absoluta al derecho de revocar. Los derechos de la personalidad no se renuncian en bloque.
¿Y cuando el trabajador se va?
Este es el escenario más común de conflicto real, y el que más vale la pena prever.
La relación laboral terminó. En el sitio web sigue la foto del equipo con esa persona. En Instagram sigue el video del testimonio. En LinkedIn sigue el post de bienvenida.
Nuestra recomendación práctica es que la autorización establezca expresamente qué ocurre al terminar la relación. Y la posición más segura, aunque no siempre sea la más cómoda para marketing, es que la autorización se entienda revocada al término de la relación laboral, salvo que se haya pactado de manera distinta con vigencia expresa y el trabajador lo haya consentido con conocimiento de causa.
Aun cuando hayas pactado una vigencia posterior, prepárate para que la persona ejerza su derecho de oposición. Y ten un procedimiento para atenderlo rápido, porque la vía fácil de escalar esto para el ex trabajador es publicar que su antigua empresa se niega a bajar su foto. El costo reputacional de esa discusión suele ser mayor que el valor del contenido.
Un consejo operativo concreto: incluye la revisión de contenido publicado en tu proceso de baja. Al mismo tiempo que recuperas la laptop y revocas los accesos, alguien debería revisar qué material publicado incluye a esa persona y decidir qué hacer.
Los escenarios que más problemas generan
El evento de la empresa. Posada, aniversario, convivencia. La gente asiste sin pensar que la foto va a ser material de marketing. Solución práctica: avisarlo en la convocatoria y tener un mecanismo simple para quien no quiera aparecer.
El video institucional de la planta. Aparecen quince trabajadores de fondo, ninguno firmó nada. Aquí ayuda mucho una regla técnica: cuando la persona no es identificable ni es el foco de la imagen, el riesgo baja considerablemente. Cuando aparece de frente, reconocible y con protagonismo, necesitas su autorización.
El testimonio de reclutamiento. Es el de mayor riesgo, porque es explícitamente promocional y la persona es el centro. Aquí la autorización específica es indispensable, con finalidad y vigencia bien definidas.
El reconocimiento al empleado del mes. Bien intencionado y frecuentemente publicado sin autorización. Además puede tocar información sobre su desempeño, que es un dato adicional.
La foto tomada por un compañero y compartida en el grupo de la empresa. Territorio ambiguo, y por eso conviene que tu reglamento y tus políticas internas fijen reglas sobre el uso de dispositivos, la toma de imágenes en instalaciones y su difusión.
El uniforme y la marca. Un caso interesante: cuando el trabajador publica por su cuenta contenido donde aparece con el uniforme o las instalaciones de la empresa, ya no es la empresa usando su imagen, sino el trabajador usando elementos de la empresa. Ese supuesto también conviene regularlo, sobre todo por el manejo de información confidencial y de imagen de marca.
¿Qué pasa si lo hago mal?
Vale la pena poner las consecuencias sobre la mesa, sin dramatizar pero sin minimizar.
Reclamación por uso indebido de imagen. El titular puede exigir el cese del uso y, en su caso, la reparación del daño, incluido el daño moral. La cuantificación depende del caso, del alcance de la difusión y del provecho obtenido.
Procedimiento en materia de protección de datos personales. El titular puede acudir ante la autoridad competente si sus derechos no son atendidos, con las consecuencias que ese procedimiento implica.
Costo reputacional. En la práctica, este suele ser el más caro y el más rápido. Una publicación de un ex trabajador diciendo que su antigua empresa se niega a bajar su foto genera más daño que cualquier resolución.
Y una nota importante: si el material fue producido para una campaña publicitaria pagada, con inversión en producción y en pauta, retirarlo a medio camino tiene un costo directo. Por eso la autorización se firma antes de producir, no después.
«La autorización se firma antes de producir, no después. Retirar una campaña a medio camino tiene costo directo.»
Lo que deberías hacer esta semana
Cuatro acciones concretas, ninguna cara:
Revisa tu aviso de privacidad para trabajadores. ¿Contempla la difusión de imagen en redes y medios? Si no, hay que actualizarlo y volverlo a poner a disposición del personal con acuse.
Elabora el formato de autorización de uso de imagen. Específico, con finalidad, medios, vigencia y procedimiento de revocación. Y aplícalo a partir de ahora en cada nueva contratación.
Regulariza lo que ya está publicado. Haz un inventario de contenido con personas identificables y recaba autorizaciones de quienes siguen en la empresa. Para el contenido de personas que ya no están, evalúa si vale la pena conservarlo.
Define una política interna de contenido. Quién puede publicar, qué se revisa antes de publicar, cómo se verifica que exista autorización, y cómo se atiende una solicitud de retiro. Con un responsable con nombre y apellido.
Un cierre honesto
Este es un tema donde el riesgo legal es real pero moderado, y donde el riesgo reputacional es alto e inmediato.
Ninguna empresa que conocemos ha quebrado por publicar la foto de su equipo sin autorización. Pero muchas han pasado un mal rato innecesario, han tenido que retirar campañas ya pagadas, o han terminado discutiendo públicamente con un ex trabajador por algo que se resolvía con una hoja firmada al momento de la contratación.
Y hay algo más de fondo. Pedir autorización para usar la imagen de alguien no es un trámite defensivo: es reconocer que esa persona tiene algo que decidir sobre su propia cara. En una época donde el contenido circula sin control, ese gesto vale más de lo que parece, y las empresas que lo hacen bien se notan.
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