Por: L.D. Arturo Cruz
I.- AUTORIDADES CON LAS QUE SE TIENE CONTACTO y quienes estarán entregando información y/o documentación son:
A.- Servicio de Administración Tributaria (SAT)
B.- Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
C.- Instituto Nacional de Fomento a la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT)
D.- Secretaría de Finanzas del Estado de Guanajuato
E.- Juzgados y/o Tribunales
F.- Secretaría del Trabajo y Previsión Social
G.- Centro de Conciliación Laboral.
H.- Otros (Favor de confirmar con el área legal si se trata de cualquier otra autoridad)
II.- DOCUMENTOS QUE NOTIFICAN LAS AUTORIDADES señaladas:
a.- Citatorios: Es aquel en el que citan al representante legal para que se encuentre presente en el domicilio al día hábil siguiente (este documento deben escanearlo inmediatamente por correo electrónico o Whatsapp al área legal, ustedes se quedan con el original).
b.- Actas de Notificación: Documento que se levanta al día siguiente de que se dejó el citatorio, este día nos entregan el oficio objeto de la notificación (este documento lo escanean, envían por correo o Whatsapp y posteriormente, lo hacen llegar al área legal con un mensajero junto con el citatorio que recibieron el día anterior).
c.- Cédulas de liquidación, determinación de omisiones, en general todos los documentos que no sean multas, citatorios o actas de notificación: Estos son los documentos que acompañan al acta de notificación, y deben de tener firma ORIGINAL del funcionario que los firme.
d.- PAE´S o citatorio de aplicación del procedimiento administrativo de ejecución: Son citatorios en el que la autoridad realiza el cobro de créditos fiscales (este documento deben de escanearlo y enviarlo directamente por correo electrónico o Whatsapp al área legal, ustedes se quedan con el original y al siguiente día que acuda un abogado a atender la diligencia, le entregan a él el documento original).
e.- Facultades de Comprobación: En estos casos, cualquiera de las autoridades señaladas en el punto I., nos dejan citatorio para atenderlos al día siguiente este documento deben de escanearlo y enviarlo directamente por correo electrónico o Whastapp al área legal (ustedes se quedan con el original y al siguiente día que acuda un abogado a atender la diligencia, le entregan a él el documento original).
f.- Exhortos para el cumplimiento de obligaciones: Es un documento emitido por el SAT, que entregan a los contribuyentes a modo de recordatorio de pago de impuestos pendientes de pago (este documento lo escanean, envían por correo o Whatsapp y posteriormente, lo hacen llegar al área legal con un mensajero).
Nota: No es necesario enviar con los mensajeros un día los citatorios y al otro día el acta de notificación, pueden enviar físicamente los dos documentos juntos, pero es INDISPENSABLE que lo hagan llegar vía correo electrónico o Whatsapp al momento de la notificación. Además, no es necesario que envíen un sobre de correspondencia de la empresa, por favor envíenlo todo junto, pero bien identificado, lo anterior para ahorrar lo más posible en los gastos de papelería.
III.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
a.- El notificador deberá identificarse y decir a que autoridad pertenece. Ustedes deberán revisar el documento y corroborar que la foto coincida con la persona que se encuentra ante ustedes y que el documento con el que se está identificando se encuentre vigente, por lo que deberán leerlo con atención. (Puede ser que por el mismo trato que se tenga con los notificadores ustedes ya los conozcan e identifiquen bien, de modo que no sea necesario que el funcionario este identificando).
b.- Deben de estar seguros de la empresa que se busca. (en caso de duda comunicarse con el área legal antes de recibirlo).
c.- Los notificadores siempre al identificarse con ustedes solicitarán la presencia del representante legal de la empresa de que se trate, a lo que ustedes manifestarán que “en este momento NO se encuentra en el domicilio, en virtud de que se encuentra atendiendo asuntos relacionados con la empresa”.
d.- Leer y revisar cuidadosamente el documento que les entregan antes de su firma y recepción, verificando siempre lo siguiente:
1).- Que se trate del mismo documento descrito en el citatorio y acta de notificación;
2).- Que el documento que se está notificando este completo, es decir, que cuente con todas sus hojas y numeración consecutiva; en caso de no ser así deberán de plasmar la siguiente leyenda al momento de firmar la recepción del documento: “Recibí (original o copia) del oficio xxx de fecha xxx, con folio xxx, de xx número de fojas, en mi carácter de asesor externo”.
3).- Que la fecha del citatorio, y de la notificación corresponda al día en que se recibe (NO recibir los citatorios o actas de notificación con fecha distintas a la del día en que se recibe, de igual forma NO recibir el citatorio y el acta de notificación el mismo día, salvo previa autorización del área legal, sobre todo si es la primera vez que llega el funcionario, en caso de que ya se trate de un notificador conocido se puede tener la atención de recibir el citatorio y el acta el mismo, pero siempre observando que la fecha sea la que corresponda al día en que se recibe).
4).- Que el documento que se pretende notificar tenga firma ORIGINAL (en caso de duda comunicarse al área legal).
e). – Identificarse con INE o cualquier otro documento oficial con el que cuenten y manifestar que el carácter con el que comparecen es de ASESOR EXTERNO, AUXILIAR EXTERNO, TERCERO EXTERNO y nunca permitir que señalen en el citatorio o acta de notificación que comparecen como empleado o trabajador.
f). – Antes de firmar la recepción del documento que previamente ya leyeron, verificar:
1.- Que les hayan señalado que comparecen como ASESOR EXTERNO, AUXILIAR EXTERNO. TERCERO EXTERNO.
2.- La fecha del acta de notificación corresponda a la del día en que se entrega.
g). – Al momento de firmar la recepción del documento:
1.- Poner su nombre y firma
2.- Fecha y hora de recepción
3.- En caso de que el documento no tenga la firma ORIGINAL, poner la siguiente leyenda: “Recibí copia del oficio xxx, de fecha xxx, con folio xxx, de xx número de fojas en mi carácter de asesor externo”. Esta leyenda deberá plasmarse en todos los juegos (el que se lleva el notificador y el que ustedes reciben).
4.- En caso de que señalen que comparecen con carácter de empleado o trabajador, poner la siguiente leyenda: “Recibí (original o copia) del oficio xxx, de fecha xxx, con folio xxx, de xx número de fojas en mi carácter de asesor externo”. Esta leyenda deberá plasmarse en todos los juegos (el que se lleva el notificador y el que ustedes reciben).
IV.- COMO ATENDER EL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN:
a). – Trato cordial: Se recomienda que las personas que reciban las notificaciones sean amables con los notificadores, les inviten a tomar asiento y ofrecerles alguna bebida que tengan en las oficinas, mientras los atienden.
b). – Permitir el acceso a recepción únicamente.
c). – No permitir acceso a otras áreas de la oficina, ni permitir que hagan preguntas a las personas que se encuentren en el domicilio, indicando cortésmente que ustedes son las personas encargadas de atender esa diligencia.
d). – Si les hacen cualquier tipo de preguntas relacionadas con la actividad de la empresa, la persona quien les contrato o quien les paga, entre otras, ustedes siempre deben de manifestar “QUE NO ESTÁN AUTORIZADAS A DAR ESE TIPO DE INFORMACIÓN”.
e). – En caso de que al momento de dejar el citatorio les requieran presentar algún tipo de documentación, es preciso hacer de su conocimiento que todo requerimiento de información y documentación deber ser solicitada por escrito, previo citatorio, por lo que ustedes en ningún caso y bajo ninguna circunstancia deberán proporcionar algún tipo de información o documentación, y deberán hacer del conocimiento del área legal dicha solicitud.
f). – Los notificadores siempre al identificarse con ustedes solicitarán la presencia del representante legal de la empresa de que se trate, a lo que ustedes manifestarán que “en este momento NO se encuentra en el domicilio, en virtud de que se encuentra atendiendo asuntos relacionados con la empresa”.
RESUMEN
CONSIDERACIONES ESPECIALES
- Leer perfectamente cualquier documento, especialmente si se trata de citatorios y actas de notificación previo a su firma y recepción. En caso de dudas comunicarse al área legal.
- No recibir notificaciones de fechas anteriores a la fecha en la que realmente se está practicando la misma.
- Si el documento que se entrega no contiene firma original, contactar inmediatamente al área legal.
- Que la sociedad/empresa/persona física a la que se pretende entregar cualquier documento, efectivamente tenga su domicilio en ese lugar.
- Verificar que los documentos entregados estén completos y que la numeración de las páginas sea consecutiva.
- Limitarse a recibir la notificación y entrega de documentos sin dar ninguna otra información. En caso de insistencia por parte del funcionario, contactar inmediatamente al área legal.
- Verificar que el documento que se pretenda entregar concuerde con el citatorio y acta de notificación.
- En caso de que el funcionario pretenda entregar el documento denominado “citatorio” y “acta de notificación” el mismo día, contactar al área legal inmediatamente.
- En caso de que el funcionario incurra en una mala actitud, prepotencia, desesperación, insista en que se desencadenarán consecuencias negativas sino se firmen o reciban documentos, contactar inmediatamente al área legal.