Cerrar una empresa no es dejar de operar
Este es probablemente el error más caro y más silencioso del derecho corporativo mexicano.
El negocio deja de funcionar. Se despide al último trabajador, se cancelan los sellos, se cierra la cuenta bancaria y todos se van a hacer otra cosa. En la cabeza de los socios, la empresa se acabó.
Pero jurídicamente sigue viva. Sigue inscrita en el Registro Público de Comercio, sigue existiendo ante el SAT, sigue teniendo administradores con responsabilidades y sigue acumulando obligaciones que nadie está atendiendo.
Años después alguien se entera de la peor manera: cuando quiere constituir otra empresa y le aparece un antecedente, cuando el SAT notifica en el domicilio fiscal que sigue registrado, cuando un excliente demanda a una sociedad que nadie está defendiendo, o cuando fallece un socio y sus herederos heredan acciones de una empresa fantasma que nadie sabe cómo cerrar.
Dejar de operar no es cerrar. Cerrar requiere un procedimiento, y ese procedimiento tiene nombre: disolución y liquidación.
«Dejar de operar no es cerrar. La empresa que abandonaste sigue viva, con administradores y con obligaciones.»
Disolución y liquidación son dos cosas distintas
Se usan como sinónimos y no lo son. Entender la diferencia ordena todo lo demás.
La disolución es el momento en que la sociedad deja de perseguir su objeto social y entra en una etapa distinta. No desaparece: cambia de finalidad. Deja de existir para hacer negocio y pasa a existir únicamente para cerrarse ordenadamente.
La liquidación es el procedimiento que sigue: cobrar lo que le deben, pagar lo que debe, vender los bienes, repartir el remanente entre los socios y cancelar la inscripción en el Registro Público de Comercio.
La Ley General de Sociedades Mercantiles lo dice de manera directa en su artículo 234: disuelta la sociedad, se pondrá en liquidación. Primero una, luego la otra. No hay forma de saltarse el orden.
¿Cuándo procede disolver una sociedad anónima?
El artículo 229 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece las causas de disolución:
Por expiración del plazo de duración fijado en el contrato social. Esta opera de pleno derecho, sin necesidad de acuerdo. Si constituiste la sociedad con duración de cincuenta años y ya se cumplieron, la disolución ya ocurrió, la hayas notado o no.
Por imposibilidad de seguir realizando el objeto principal de la sociedad, o por quedar este consumado.
Por acuerdo de los socios, tomado conforme al contrato social y a la ley. Este es el supuesto más común: los accionistas simplemente deciden cerrar.
Porque el número de accionistas llegue a ser inferior al mínimo legal. En la sociedad anónima el mínimo es de dos, así que si todas las acciones se concentran en una sola persona, se actualiza la causal.
Por la pérdida de las dos terceras partes del capital social.
Por resolución judicial o administrativa dictada por los tribunales competentes. Esta causal se incorporó en la reforma de 2018 y abrió la puerta a que cualquier interesado solicite por vía judicial la disolución de una sociedad cuando se actualicen los supuestos que marcan las leyes.
El procedimiento tradicional, paso a paso
Este es el camino ordinario, el que aplica a la mayoría de las empresas que tuvieron operación real.
Paso 1: celebra la asamblea de disolución
Se convoca asamblea general extraordinaria de accionistas, conforme a las reglas de convocatoria y quórum de tus estatutos. Ahí se acuerda la disolución y, en el mismo acto, se nombra al liquidador o liquidadores.
Ese punto es requisito legal expreso: la designación de liquidadores debe hacerse en el mismo acto en que se acuerde o se reconozca la disolución. No se deja para después.
El acta se protocoliza ante notario o corredor público y se inscribe en el Registro Público de Comercio.
Paso 2: entiende qué pasa con los administradores
Desde el momento del acuerdo de disolución, los administradores no pueden iniciar nuevas operaciones. Si lo hacen, responden solidaria e ilimitadamente por esas operaciones.
Lee eso con atención, porque es una de las pocas situaciones donde la responsabilidad limitada del administrador desaparece por completo. Firmar un contrato nuevo después de acordada la disolución es exponer el patrimonio personal.
Mientras no se inscriba el nombramiento del liquidador en el Registro y este no haya entrado en funciones, los administradores continúan en su encargo. Es decir, no puedes simplemente irte: sigues siendo responsable hasta que alguien te releve formalmente.
Paso 3: el liquidador toma el control
Los liquidadores son los representantes legales de la sociedad durante esta etapa y responden por los actos que ejecuten excediéndose de los límites de su encargo.
Los administradores les entregan todos los bienes, libros y documentos de la sociedad, y se levanta inventario de esa entrega. Ese inventario protege a ambos: al administrador que se va y al liquidador que recibe.
Las facultades del liquidador están en el artículo 242 y definen todo el trabajo de esta etapa:
- Concluir las operaciones sociales que hubieren quedado pendientes al tiempo de la disolución
- Cobrar lo que se deba a la sociedad y pagar lo que ella deba
- Vender los bienes de la sociedad
- Liquidar a cada socio su haber social
- Practicar el balance final de liquidación, que deberá someterse a la discusión y aprobación de los socios
- Obtener del Registro Público de Comercio la cancelación de la inscripción del contrato social, una vez concluida la liquidación
Ese último punto es el que casi nadie ejecuta, y es el que realmente cierra la empresa.
Paso 4: paga a los acreedores antes de repartir
Aquí está la regla de oro de toda liquidación, y conviene tenerla presente porque genera muchos conflictos.
Ningún socio puede exigir la entrega total del haber que le corresponda mientras no estén pagadas todas las deudas de la sociedad. Puede haber distribuciones parciales, pero solo cuando los acreedores ya quedaron cubiertos.
Repartir entre socios con acreedores pendientes no es un tema menor. Expone al liquidador a responsabilidad personal y les da a los acreedores acción para reclamar.
Y aquí entra un punto que en la práctica define la viabilidad de todo el proceso: si la sociedad no tiene con qué pagar sus deudas, esto ya no es una liquidación ordinaria. Es un tema de concurso mercantil, con reglas completamente distintas.
«Ningún socio puede exigir su haber mientras no estén pagadas todas las deudas de la sociedad.»
Paso 5: balance final, publicación y aprobación
Concluidas las operaciones, el liquidador formula el balance final de liquidación, que debe indicar la parte que a cada accionista corresponda del haber social.
Ese balance se publica y queda a disposición de los accionistas, junto con los papeles y libros de la sociedad. Los accionistas tienen quince días a partir de la última publicación para presentar sus reclamaciones.
Transcurrido ese plazo, el liquidador convoca a asamblea general de accionistas para que apruebe en definitiva el balance. Una vez aprobado, se deposita en el Registro Público de Comercio.
Paso 6: reparto y cancelación de la inscripción
Aprobado el balance, el liquidador procede a hacer los pagos que correspondan a cada accionista contra la entrega de los títulos de las acciones.
Y finalmente, el paso que verdaderamente cierra el ciclo: obtener del Registro Público de Comercio la cancelación de la inscripción del contrato social.
Mientras eso no ocurra, la sociedad sigue apareciendo como existente. Hemos visto empresas que hicieron todo el procedimiento y se detuvieron justo antes de este trámite. El resultado práctico es el mismo que no haber hecho nada.
Paso 7: conserva los libros
Los liquidadores deben mantener en depósito los libros y papeles de la sociedad durante diez años posteriores a la fecha en que se concluya la liquidación.
No es un detalle burocrático. Es lo que te permite defenderte si años después aparece una reclamación relacionada con la operación de la empresa.
El procedimiento simplificado: mucho más rápido, pero para pocos
En 2018 se incorporaron a la ley los artículos 249 Bis y 249 Bis 1, que crearon un procedimiento electrónico, gratuito y sin notario. Es notablemente más ágil, pero los requisitos son estrictos y hay que cumplirlos todos.
Requisitos para acceder:
- Que la sociedad esté conformada exclusivamente por socios o accionistas que sean personas físicas
- Que no tenga un objeto ilícito ni ejecute habitualmente actos ilícitos
- Que haya publicado en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía su estructura accionaria vigente, por lo menos quince días hábiles antes de la asamblea de disolución
- Que no se encuentre realizando operaciones ni haya emitido facturas electrónicas durante los últimos dos años
- Que esté al corriente en sus obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social
- Que no tenga obligaciones pecuniarias con terceros
- Que sus representantes legales no estén sujetos a procedimiento penal
- Que no sea una entidad integrante del sistema financiero
Fíjate en dos condiciones que dejan fuera a la mayoría: dos años sin emitir factura y no tener deudas con terceros. Esto significa que el procedimiento simplificado no sirve para cerrar una empresa que acaba de dejar de operar. Sirve para regularizar una empresa que lleva años inactiva y limpia.
Cómo funciona:
La totalidad de los socios acuerda en asamblea la disolución y liquidación, declarando bajo protesta de decir verdad que cumplen las condiciones, y nombra al liquidador de entre los propios socios.
El acuerdo se suscribe por todos, consta en acta y se publica en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía dentro de los cinco días hábiles siguientes a la asamblea. Y aquí está la ventaja más notable: en ningún caso se exige el requisito de escritura pública.
La Secretaría de Economía verifica, publica y, transcurrido el plazo sin oposición de terceros, envía la información al Registro Público de Comercio para la cancelación de la inscripción del contrato social.
Todo el trámite se hace en línea con e.firma de la sociedad, del representante legal y de cada uno de los socios.
Lo fiscal corre en paralelo y no es opcional
Este es el punto donde más se tropieza, porque los socios suelen atender lo corporativo y olvidar lo fiscal, o al revés.
La liquidación tiene su propio tratamiento en materia fiscal. Hay que presentar el aviso de inicio de liquidación ante el SAT, seguir cumpliendo obligaciones durante todo el periodo de liquidación, presentar la declaración final del ejercicio de liquidación y solicitar la cancelación en el Registro Federal de Contribuyentes por liquidación total del activo.
Y no puedes cancelar en el RFC si tienes créditos fiscales pendientes, si no estás al corriente en tus declaraciones o si tu domicilio fiscal no está localizable.
En materia de seguridad social, corresponde tramitar la baja patronal ante el IMSS y verificar que no queden diferencias, capitales constitutivos ni créditos de vivienda sin enterar.
Un consejo muy concreto: coordina desde el primer día al abogado y al contador. El procedimiento corporativo y el fiscal avanzan al mismo tiempo y con interdependencias. Hacer uno y luego el otro suele significar rehacer trabajo y, en el peor caso, quedarse a la mitad.
Lo que debes cerrar antes de iniciar
Antes de convocar a la asamblea de disolución, revisa que no queden pendientes de estos frentes:
Laboral. Terminaciones formalizadas, finiquitos pagados, convenios ratificados, baja patronal en trámite. Un juicio laboral vivo complica seriamente la liquidación.
Contratos vigentes. Arrendamientos, servicios, suministro, seguros. Todos terminan o se ceden, con documento de por medio.
Cuentas y créditos. Cierre de cuentas bancarias, cancelación de líneas de crédito y, muy importante, liberación de los avales personales de los socios. Cerrar la empresa no libera automáticamente al fundador que firmó como obligado solidario.
Activos. Vehículos, inmuebles, marcas, patentes. Cada uno con su transmisión documentada. Las marcas registradas a nombre de la sociedad deben cederse antes de que la sociedad desaparezca, o se pierden.
Poderes. Revocación e inscripción de la revocación.
¿Cuánto tarda y cuánto cuesta?
Con honestidad: depende, y quien te dé un número cerrado sin ver el caso está adivinando.
El procedimiento simplificado, cuando la empresa realmente califica, puede resolverse en semanas y sin costo de derechos.
El procedimiento tradicional rara vez baja de varios meses, y en empresas con activos que vender, cuentas por cobrar o pendientes fiscales puede tomar más de un año. Los costos incluyen honorarios notariales por las protocolizaciones, inscripciones en el Registro Público de Comercio, honorarios profesionales legales y contables, y el costo de mantener a la sociedad cumpliendo obligaciones durante todo el periodo.
Ese último punto merece énfasis: mientras la liquidación no concluya, la empresa sigue generando obligaciones. Alargar el proceso no lo hace más barato, lo hace más caro.
La alternativa que conviene evaluar antes
Antes de liquidar, vale la pena preguntarse si liquidar es lo correcto.
Hay casos donde la sociedad tiene valor que se destruye al cerrarla: una marca posicionada, un registro patronal con antigüedad, contratos vigentes, permisos o autorizaciones difíciles de obtener, o simplemente un historial crediticio. En esos escenarios puede tener más sentido vender la sociedad, transformarla, fusionarla o dejarla inactiva de manera ordenada y documentada, en lugar de liquidarla.
Y ojo con esa última opción, porque tiene reglas: una sociedad inactiva sigue teniendo obligaciones fiscales, sigue necesitando administradores vigentes y sigue requiriendo domicilio localizable. Inactiva no significa abandonada. Significa cumpliendo el mínimo, a propósito y con alguien a cargo.
«Inactiva no significa abandonada. Significa cumpliendo el mínimo, a propósito y con alguien a cargo.»
Lo que en realidad estás cerrando
Liquidar bien no es un trámite de cortesía con la autoridad. Es lo que impide que un negocio que ya terminó siga generando consecuencias en la vida de sus socios.
Es lo que evita que años después una notificación llegue a un domicilio que ya no existe y se convierta en un crédito fiscal firme. Lo que impide que tus hijos hereden acciones de una empresa que nadie puede cerrar. Lo que te deja el camino libre para constituir la siguiente sin arrastrar antecedentes.
Y hay algo más, menos técnico pero igual de real: cerrar bien es la última decisión que tomas como empresario respecto a ese proyecto. Vale la pena tomarla completa.
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