Diez puntos que definen si contratar te va a costar una nómina o una demanda.
Contratar mal es el error más caro y el más silencioso
Nadie se preocupa por cómo contrató a alguien mientras las cosas van bien. El problema aparece dos años después, cuando esa persona se va, y de pronto resulta que nunca firmó contrato, que se le pagaba una parte por fuera, que nadie le entregó reglamento y que no hay una sola constancia de nada.
Ahí es donde nos llaman. Y ahí es donde tenemos que decir la frase más incómoda del oficio: esto se pudo haber evitado con documentos que costaban una fracción de lo que hoy vas a tener que pagar.
La buena noticia es que contratar bien no es complicado. Es ordenado. Estos son los diez puntos que revisamos con cada cliente antes de que se firme una sola alta.
1. Define primero qué tipo de relación vas a tener
Antes de redactar nada, decide con honestidad si lo que vas a tener es una relación laboral o una prestación de servicios independiente. Y decídelo por la realidad, no por conveniencia fiscal.
Si esa persona va a tener un horario, va a recibir instrucciones sobre cómo hacer el trabajo, va a usar tus herramientas y va a estar sujeta a tu supervisión, es un trabajador. Puedes ponerle «contrato de prestación de servicios profesionales» en el encabezado y pedirle que te facture, que si hay subordinación, hay relación laboral. Los tribunales revisan los hechos, no los títulos.
El costo de equivocarse aquí no es solo laboral. Es también fiscal y de seguridad social, con recargos, multas y capitales constitutivos si hay un accidente.
2. Contrato individual de trabajo por escrito, siempre
La falta de contrato escrito no le quita derechos al trabajador. Al contrario: la ley pone esa responsabilidad en el patrón, y ante la ausencia del documento, se presumen ciertas las condiciones que el trabajador afirme. Es decir, sin contrato, la versión que vale en un juicio es la de él.
El contrato debe contener, cuando menos, los datos completos de ambas partes, si es por obra o tiempo determinado o indeterminado, el servicio que se va a prestar descrito con la mayor precisión posible, el lugar de trabajo, la duración de la jornada, el salario y su forma y fecha de pago, el día de descanso semanal y las prestaciones. Se firma en dos tantos y uno se le entrega al trabajador con acuse.
3. Elige bien la modalidad y no abuses del periodo de prueba
Por regla general, la relación de trabajo es por tiempo indeterminado. Las demás modalidades son la excepción y tienen que justificarse.
El periodo de prueba puede ser de hasta treinta días, o hasta ciento ochenta para puestos de dirección, gerenciales y de administración, o para labores técnicas o profesionales especializadas. La capacitación inicial puede ser de hasta tres meses, o hasta seis en esos mismos puestos superiores.
Tres advertencias sobre esto. Primero, deben constar por escrito o de plano se entienden por tiempo indeterminado. Segundo, no se pueden aplicar dos veces a la misma persona ni encadenarse una tras otra. Y tercero, durante ese periodo el trabajador disfruta de todas las prestaciones, y para dar por terminada la relación necesitas la opinión de la Comisión Mixta de Productividad y Capacitación. No es un «lo pruebo un mes y si no me late, adiós, sin pagar nada».
4. Describe las funciones con detalle, no con el nombre del puesto
Poner «Auxiliar Administrativo» y dejarlo ahí es abrir la puerta a dos problemas. El primero, que no puedas exigir el cumplimiento de tareas que nunca se pactaron. El segundo, que no puedas acreditar la categoría del puesto cuando la necesites, particularmente en el caso del personal de confianza.
Una descripción de funciones bien hecha, anexa y firmada, es tu herramienta para evaluar desempeño, para sancionar incumplimientos y para defender la naturaleza del puesto. Cuesta media hora escribirla y vale oro cuando la necesitas.
5. Verifica que la persona pueda trabajar legalmente
Suena obvio y es de las cosas que más se pasan por alto. Revisa la edad: está prohibido el trabajo de menores de quince años, y los mayores de quince y menores de dieciocho requieren autorización de padres o tutores, certificado médico y tienen restricciones de jornada y de labores peligrosas.
Si vas a contratar personas extranjeras, necesitan la condición de estancia que les permita trabajar, y tú como patrón debes estar inscrito en el registro correspondiente ante el Instituto Nacional de Migración. También ten presente el porcentaje mínimo de trabajadores mexicanos que exige la ley.
Y en la contratación de personal para labores de riesgo, verifica certificaciones y aptitud médica antes del alta, no después del accidente.
6. Documenta el expediente laboral completo desde el día uno
El expediente es tu memoria y tu defensa. Debe integrarse al inicio y mantenerse vivo. Como mínimo:
Solicitud de empleo firmada, identificación oficial, CURP, RFC, comprobante de domicilio, acta de nacimiento, número de seguridad social, comprobante de estudios cuando el puesto lo requiera, contrato firmado, descripción de funciones, acuse de entrega del Reglamento Interior de Trabajo, aviso de privacidad firmado, designación de beneficiarios, examen médico de ingreso cuando aplique, constancias de capacitación y resguardo de bienes.
Un detalle que casi nadie contempla: la designación de beneficiarios. Cuando fallece un trabajador y no hay designación, la empresa queda atrapada en un procedimiento para determinar quién cobra. Es un documento de una hoja que evita un problema enorme en el peor momento posible.
7. Da el alta ante el IMSS desde el primer día laborado
No desde que pase el periodo de prueba, no desde la quincena siguiente, no cuando «ya se vea que sí se queda». Desde el primer día efectivamente laborado, con el salario real.
Y aquí va la parte que más cuesta: el salario que reportas debe ser el salario base de cotización correcto, integrando las prestaciones que la ley manda integrar. Registrar a alguien con salario mínimo cuando gana tres veces más te expone a diferencias, recargos, multas y, si hay un riesgo de trabajo, a un capital constitutivo que puede alcanzar cifras que quiebran a una empresa pequeña.
Lo mismo aplica para Infonavit. Y si hay descuentos por crédito, retenerlos y no enterarlos no es un problema administrativo: es un problema de responsabilidad personal para quien administra.
8. Ten Reglamento Interior de Trabajo y entrégalo con acuse
Sin reglamento no hay reglas, y sin reglas no hay sanciones válidas. Es así de directo.
El Reglamento Interior de Trabajo se elabora por una comisión mixta de representantes de trabajadores y del patrón, y debe depositarse ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. Ahí es donde defines horarios, tiempos de comida, lugar y momento de inicio de labores, días de descanso, uso de herramientas, permisos, disposiciones disciplinarias y el procedimiento para aplicarlas.
El error clásico: tener un reglamento precioso guardado en el cajón del contador, sin depósito y sin que nadie lo haya firmado de recibido. En juicio, ese documento no existe.
9. Cumple con las obligaciones de seguridad, salud y las NOM aplicables
La contratación no termina con la firma. Desde el ingreso debes cumplir con las normas oficiales mexicanas que apliquen a tu giro.
La NOM-035 sobre factores de riesgo psicosocial obliga a identificar y analizar esos factores y a difundir la política correspondiente, con distintas obligaciones según el número de trabajadores. La NOM-030 y las de seguridad específicas de tu actividad marcan capacitación, equipo de protección y comisiones obligatorias. Si operas en construcción, la NOM-031 tiene reglas propias y estrictas.
A esto súmale las comisiones que la ley te exige integrar: la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, la de Capacitación, Adiestramiento y Productividad, y la de reparto de utilidades cuando corresponda. Se integran con actas y se registran.
10. Protege tu información desde el momento de la contratación
Este es el punto que más se deja para después y el que más caro sale.
Si esa persona va a tener acceso a listas de clientes, precios, márgenes, fórmulas, procesos, bases de datos o estrategia comercial, el convenio de confidencialidad se firma el día que entra, junto con el contrato. No cuando ya se quiere ir.
Recuerda que para que algo sea legalmente un secreto industrial o comercial, tienes que haber adoptado medidas razonables para preservarlo. El convenio es esa medida, junto con controles reales: usuarios y contraseñas individuales, permisos por perfil, restricción de descargas y bitácoras de acceso.
Y en el mismo paquete: el aviso de privacidad firmado, porque desde que recibes la solicitud de empleo ya estás tratando datos personales y tienes obligaciones concretas sobre su uso, resguardo y conservación.
Un punto extra que vale por los diez
Todo lo anterior sirve si es consistente. La causa número uno de que un patrón pierda un juicio no es la falta de un documento aislado, es la contradicción entre documentos: un contrato que dice una cosa, una nómina que dice otra, un alta ante el IMSS que dice una tercera y una realidad operativa que no se parece a ninguna de las tres.
Contratar bien no es llenar formatos. Es que el papel y la realidad cuenten la misma historia.
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